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会社の経費削減で残業禁止。。その中で、業務改善によって効率化を考えています。

皆さん、日常業務における「業務改善」　していますか？

考え方や視点をおしえてくれると参考になります。

例）ＵＳＢメモリの廃止。共有フォルダを作成して、ＵＳＢメモリの個数を減らした。
　－ＵＳＢ紛失の危険性をなくす。
　－ＵＳＢの管理コストをなくす。

会社が元気になることを祈る一人。

以上です。

  • 質問者：匿名
  • 質問日時：2009-05-20 23:48:48
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回答

①ボールペン等の文房具の管理徹底。②使用しない時のパソコンCRTのオフ。③コピー機能付きのホワイトボードのコピー時のみ電源オフ。④昼食時の蛍光灯オフ。⑤内線電話の活用。⑥携帯電話へは、携帯電話からかける。⑦水圧を下げて、無駄水を減らす。ウォッシュレットトイレは、2回のトイレでは水がチョロチョロしか出ず、用を足さない。等です。

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とても参考になり、非常に満足しました。回答ありがとうございました。

回答

経費削減でかシフトが、パツンパツンです。
新人が入るといつまでが新人扱いなのか、
元々のメンツにかかる負担が明らかに多く、
あおられるわりにその末出たミスは、自己負担。
過去に一度の時給アップだけでなかなかそれから上がりません。担当を任されてるのに新規商品取り入れ発注は、自由きかずです。効率よくみんながどれも気配りし率先して仕事こなさないと誰かに負担が偏ります。思い切って指示してみたりしてますが、教え方も感じ方次第なので、多少の愚痴も人づたいに耳にすることもありますが、めげません。

  • 回答者：匿名希望 (質問から1日後)
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ご回答ありがとうございます。

業務改善　はどこになるでしょうか？具体的に教えていただけると参考になります。

回答

パソコンで行う作業の中で、同じ手順で繰り返し行うものなどをちょっとしたプログラムを作ってもらって自動化しています。

・携帯公式サイト(ドコモ)　キャリアデータ(アクセス情報等)の自動ダウンロードおよび集計(UIDweb)
・携帯公式サイト(au)　コンテンツ自動配信(FTP含む)
・携帯公式サイト(SoftBank)　無料動画定義ファイルエディタ
・電子書籍DB コンテンツ自動登録(Excel > ASP)
・HTML&InDesign テキスト抽出DB登録(電子辞書・ニンテンドーDS等)
・HPの自動更新(天気予報のRSSを取得　ページ書換等)
・オークション・ECサイト商品登録(Excel・CSVから)
・音声ファイル・動画ファイルのバッチ変換
・予約サイトからの予約メールを、自社の予約管理システムへ自動登録

他には、会議の内容などは、前もって参加者にメールなり、グループウエアを使って送り、会議は説明抜きでいきなり議論に入るようにしています。
会議室に行ってから、内容とか議題を説明したりは無駄だし、会議までに考える時間もあるのでかなり内容の濃いものになります。

また、社内限定のメッセンジャーを使います。(IPメッセンジャーなど)
いちいち相手の席に移動しなくても良いし、ログも残る。
他の作業をしながらでも、やりとりができるので便利です。
お客さんと電話しながら、メッセンジャーで隣の人に「○○の件って、今どうなってたっけ」とか、確認したりうろ覚えのことを教えてもらったりできて良いですよ。

  • 回答者：demi (質問から23時間後)
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業務効率化の一環として、会議時間の削減をしています。座って会議はしない、立ってする。資料はＡ４１枚に限定。効果ありますよ。長々としたプレゼンテーションなんてさせない。

  • 回答者：効 (質問から12時間後)
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うちはみんな残業しまくりです。
私は、効率化のために定時で上がれるように月間計画立てて、
毎日のやることをきちんと日中に終わらせています。
やればできるのに、残業代までもらうなんて私には申し訳なくてできません。

それ以外は、裏紙の活用、リサイクルやマイ箸・弁当持参でゴミを減らす、
使わない場所の電気は消す程度です。
残業もしない方が光熱費削減になりますよね。

  • 回答者：いちょう (質問から12時間後)
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とても参考になり、非常に満足しました。回答ありがとうございました。

回答

報告書の提出の徹底です。
いろいろな報告書があります。出張報告書、作業報告書、お客からの電話対応報告書。
これらを今までは上司が見て終了でした。これをサーバーの共有ファイルとして誰でも閲覧できるようにしました。全員で困ったこと、失敗したことなどを共有することによって同じあやまちを繰り返さないように心がけています。

  • 回答者：匿名希望 (質問から11時間後)
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ご回答ありがとうございます。

報告書の共有ですね。事例を共有するのは重要ですよね。

回答

・重複作業
・「ため」の作業
・作業の流れ
・代替

===補足===
業務改善の基本的考え方の一部です
・重複作業
　　複数の部署、人間が同じ様な仕事をしていないか、統一・集約出来ないか
・「ため」の作業
　　仕事の為の仕事、上司などの為だけの仕事、本来の仕事に不可欠か
・作業の流れ
　　必要最小限の流れか、無駄なルートが無いか
・代替
　　代替の手法・手段、要員などが考えられないか

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ご回答ありがとうございます。

いまいち、項目だけだとイメージがわきません。一つ一つに補足をお願いします。

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